Gerenciamento de documento: 12 dicas para organizar sua documentação

Você deve ter tido uma experiência parecida: passar horas procurando um gerenciamento de documento importante para perceber, no final, que perdeu tempo com essa busca. Problemas como esses são comuns em empresas de todos os portes. Mas você sabia que é possível evitá-los com a gestão documental?

Essa tarefa precisa ser qualificada e estruturada com algumas práticas. A organização deve ser feita de acordo com uma classificação padronizada, por exemplo. Além disso, é fundamental considerar a disposição por setores, ordem alfabética e outras indicações. Assim, será possível aumentar a produtividade e fortalecer a organização como um todo.

Quer melhorar seus resultados? Veja as dicas para otimizar a gestão documental da sua empresa!

O que é gestão de documentos?

A gestão documental envolve medidas que servem para gerenciamento de documento, físicos ou digitais, que uma empresa precisa manter. Garante a organização e até interfere no cumprimento das regras previstas em lei.

Gerenciamento de documento

The file manager is responsible for planning, executing and monitoring the tasks to achieve the main objectives. Here are three examples of this professional’s activities:

  •  Manter cuidados para evitar danos físicos à documentação, que inclui a limpeza de papéis e armários para evitar a incidência de manchas ou fungos;
  • Organizar o arquivamento de documentos físicos ou digitais, conforme padrão definido pelo próprio gestor ou por regras organizacionais estabelecidas pela empresa;
  • Facilitar o acesso, remoção ou inserção de documentos ao pessoal autorizado, o que inclui a utilização de recursos tecnológicos para a gestão de arquivos digitais (GED).

12 dicas sobre como gerenciamento documento

A otimização dessa gestão precisa ser realizada de forma planejada, em etapas e com as ferramentas certas. Isso ajudará a reduzir o espaço gasto com armazenamento de papel, além de facilitar o dia a dia de todos na empresa. Abaixo, selecionamos os 12 passos para acertar essa tarefa!

Gerenciamento de documento
1- Organize os documentos físicos

Embora a tendência de digitalização de dados cresça diariamente, na prática é um pouco difícil se livrar de todos os documentos físicos. Afinal, alguns papéis precisam ser guardados por muito mais tempo (de acordo com a Tabela de Temporalidade). Portanto, você não deve dispensar a organização dos elementos físicos.

Uma dica simples é reunir esses documentos em um local seguro. Uma gaveta ou armário pode ser suficiente se a quantidade não for grande. Por outro lado, se você tiver muitos arquivos em papel, precisará organizá-los em uma sala de arquivos específica, com pastas classificadas por importância, ordem alfabética, data ou outras informações relevantes.

2- Gestão de documentos – Estabelecer um padrão organizacional

Gerenciar documentos requer alguns cuidados. A primeira é a criação de tabelas ou listas organizacionais com os títulos de cada arquivo e outras informações (data, tempo de armazenamento, importância, validade, entre outras), o que facilita a organização geral.

A maioria dos especialistas em gerenciamento de documento organiza os elementos em três níveis diferentes:

1º: os papéis que possuem assinaturas ou contratos devem ser armazenados em formato físico;
2º: relatórios, pesquisas, fichas cadastrais e outros documentos mais volumosos são armazenados em formato digital;
3º: cópias de documentos ou outros papéis que não precisam ser armazenados após o uso ou digitalização.

3- Considerar a temporalidade dos documentos

Uma prática comum entre os gerenciadores de documentos é armazenar fisicamente os arquivos mais antigos, o que parece sensato, dependendo da natureza do negócio.

A vantagem é que a maioria dos itens não precisa ser armazenada permanentemente, então você deve descartar alguns arquivos ao longo do tempo. O armazenamento em nuvem, por sua vez, permite que alguma documentação seja mantida por mais tempo, pois não ocupa espaço físico.

A gestão de documentos requer o entendimento de que existem alternativas que têm prazo de validade. Após o vencimento, esses papéis não têm validade legal e podem ser descartados. Veja alguns exemplos:

  • Prazo de validade de 3 meses a até 50 anos: comprovante de pagamento de gás, luz, telefone e outros serviços;
  • Prazo de validade de 5 anos: IPVA, IPTU e extratos bancários;
  • Prazo de validade de 40 anos: comprovante de pagamento das obrigações previdenciárias;
  • Até o final do contrato: recibos de aluguel, consórcios e financiamentos;
  • Até o vencimento da garantia: faturas que comprovem o pagamento dos produtos;
  • Validade permanente: escrituras imobiliárias, PIS e Alvará de Trabalho.
  • Ao criar suas tabelas ou listas organizacionais, você pode reservar um espaço ao lado de cada descrição com a data de validade do item.

Mesmo assim, nem sempre é viável manter tantos documentos com validade tão extensa. Para se proteger, vale a pena recorrer à microfilmagem para cumprir as regras.

4- Contrate um serviço de gerenciamento de digitalização de arquivos

Na era da informação, é necessário digitalizar os arquivos para ter uma gestão documental mais eficaz. Para economizar dinheiro, muitas empresas decidem administrar tudo por conta própria.

O problema é que isso gera erros e retrabalhos, pois documentos diferentes precisam ser tratados e catalogados de formas diferentes. Como resultado, tempo e dinheiro são gastos muito mais do que o planejado.

A verdade é que o escaneamento deve ser feito de forma profissional, com o tratamento certo para cada tipo. Também deve ser organizado em um padrão que facilite a busca de informações.

É importante reservar uma parte do orçamento para contratar serviços de empresas especializadas em digitalização de documentos e que utilizem bons scanners para garantir a qualidade e a legibilidade dos elementos. Os especialistas também realizam um tratamento digital nas imagens digitalizadas, para melhorar a qualidade das informações e a durabilidade de seu conteúdo.

As empresas de digitalização de documentos ainda organizam e disponibilizam todas as informações nas plataformas digitais. Assim, com apenas alguns cliques, é possível realizar tarefas complexas como comparar dados e buscar registros e componentes relevantes.

5- Envolva a equipe na rotina de gerenciamento de documentos

Diferentes setores de uma empresa podem colaborar para facilitar o gerenciamento desses componentes. Por exemplo, cada equipe pode ter uma pasta ou contêiner para separar a papelada que precisa ser digitalizada.

Você, como gestor de documentos, também deve adicionar essa tarefa às suas rotinas de trabalho. Ao final do dia, reúna todos os papéis que precisam ser digitalizados e encaminhe-os diretamente para o setor ou empresa que realiza o serviço de digitalização, evitando o acúmulo e perda de materiais importantes.

6- Gerenciamento de documento – Crie uma política de uso de documentos

Aliás, é fundamental estabelecer regras específicas para que os documentos sejam utilizados corretamente. Esta é uma forma de garantir a padronização e alcançar um maior nível de controle e eficiência.

Comece por saber quais são as principais necessidades e utilizações dos documentos. Entenda como é a rotina de cada setor e o que tem é o comportamento esperado para cada setor ou funcionário.

A partir daí, desenvolva uma política de uso, segurança e organização. Defina como as pessoas devem acessá-lo, quais informações estão disponíveis para cada funcionário e quais são as melhores práticas, por exemplo.

Gerenciamento de documento
7 – Gestão documental: Definir regras de acesso

Como o sucesso da gestão documental está diretamente relacionado à padronização dos processos, é hora de definir outras regras. Padronizar a forma de transportar ou utilizar tais componentes é uma forma de garantir produtividade e, ao mesmo tempo, reduzir as chances de ocorrências de riscos como perdas ou danos físicos.

Essas questões são tão importantes que até merecem destaque em relação à política de uso. No entanto, são informações que devem fazer parte da comunicação entre gestão e colaboradores.

Uma das principais regras na gestão de documentos é a utilização de métodos para definir quem tem ou não direito de acesso a determinados tipos de informação. Em uma solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (EDM), o serviço de controle acontece com mais facilidade, pois os gestores podem definir senhas específicas para cada usuário. Assim, existe uma forma de limitar o acesso a determinado conhecimento de acordo com o cargo ou interesse do gestor.

8- Faça backup de suas informações regularmente

Simples descargas elétricas repentinas podem queimar o disco rígido do seu computador, causando a perda de todos os dados importantes. Um comprometimento de rede ou mesmo um ataque cibernético pode levar ao “sequestro” de informações digitais.

É por essas e outras questões que os manuais de segurança de dados indicam que os gerenciadores de documentos precisam, com certa frequência, fazer backup dos arquivos digitalizados. Ou seja, não basta guardar as informações no computador e pronto. É necessário certificar-se de que todos os documentos estão seguros e atualizados.

Empresas especializadas em serviços de gestão de documentos digitalizados oferecem plataformas online seguras que permitem backups diários, o que garante proteção contra perda de elementos digitalizados.

Além de manter os dados em um ambiente virtual, vale também reservar um pendrive ou disco rígido externo para armazenar os documentos digitalizados, outra forma de reforçar a segurança do armazenamento sem ocupar espaço com arquivos físicos.

9- Filtre os novos documentos

Embora os recursos tecnológicos ajudem cada vez mais a otimizar o tempo de gerenciamento de documento, organizar muitos arquivos é um trabalho que exige algum esforço.

Por isso, para estabelecer a organização dos documentos, é necessário tomar medidas para que as informações não voltem a ficar desorganizadas. Uma dica que pode ajudar é sempre realizar análises de toda a documentação nova para ver se vale a pena armazená-la em ambiente físico ou digital.

Você pode até passar algum tempo fazendo essas análises diariamente, mas essa tarefa evitará que o caos da documentação estrague horas ou até dias de trabalho no futuro.

Gerenciamento de documento


10 – Gerenciamento de documentos – Nomeie os arquivos corretamente

Mesmo em grandes empresas existe um problema: o hábito de armazenar documentos na web, em computadores ou em um arquivo físico, sem a devida nomenclatura. Então, reunir todos esses dados e organizá-los será mais caro.

Todos os funcionários da empresa, dos proprietários aos funcionários operacionais que acessam ou inserem documentos no arquivo, precisam adquirir o hábito de nomear corretamente os arquivos.

Com arquivos nomeados de forma padronizada, fica mais fácil encontrar ou organizar todas as suas informações. Isso otimiza o tempo de busca e torna o ambiente de trabalho produtivo.

Uma boa indicação para facilitar o gerenciamento de documento é usar nomes de arquivo curtos e padronizados. Dessa forma, qualquer membro da equipe pode realizar buscas sem complicações.

11- Mantenha sua atenção nos arquivos

Arquivar, organizar, digitalizar e conservar: esses são os 4 mandamentos da gestão documental moderna, de acordo com as tendências defendidas por especialistas no assunto.

A última dica vale um lembrete: é importante focar em todos os detalhes da organização do acervo. É isso que permite que o trabalho seja cada vez mais produtivo, tanto para os gestores quanto para outras pessoas de diferentes setores que precisam arquivar ou acessar informações documentadas.

12- Use a tecnologia a seu favor nesse processo

Ao longo das dicas, você percebeu que a digitalização é uma parte importante da simplificação do gerenciamento de documentos. Isso faz sentido porque as versões digitais não ocupam espaço como as físicas, além de serem mais fáceis de pesquisar e cruzar dados.

No entanto, você não precisa se limitar à digitalização ou microfilmagem. Na verdade, o ideal é pensar no uso integrado e na adoção de soluções complexas. Por isso, vale a pena contratar uma plataforma ligada à gestão documental.

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